Пропускной режим

Усиление безопасности объекта

 

Пропускной режим является одной из важнейших составляющих обеспечения безопасности объекта. Это комплекс мероприятий, которые дают возможность осуществлять контроль за движением сотрудников, транспорта и материальных ценностей, а так же исключить их несанкционированное перемещение за пределы охраняемой территории. Организация пропускного режима предусматривает выполнение целого ряда организационно-технических работ и административных действий. Сюда следует отнести:

• Монтаж специального оборудования на проходных и КПП, необходимого для регистрации движения персонала, посетителей и автотранспорта.
• Наличие правил внутреннего распорядка, регламентирующих допуск сотрудников и посетителей.
• Организацию контроля за движением через КПП (проходную) материальных ценностей.
• Определение перечня руководящих лиц уполномоченных выдавать или визировать пропуски для прохода либо проезда через КПП.
• Порядок оформления и выдачи пропусков и проездных документов, а также необходимой для провоза груза документации.
• Определение перечня руководящих лиц, обладающих правом разрешать доступ на территорию во время выходных и праздничных дней.
• Наличие стоянки личного транспорта сотрудников на территории или в непосредственной близости от нее, а также камеры хранения вещей для работников и посетителей.

 

Организация работы и ответственность за ее выполнение

 

Руководитель охранной службы несет полную ответственность за выполнение требований пропускного режима. Для того, чтобы обеспечить повседневного функционирования пропускной системы, необходим штат охранников обученных работе с оборудованием, установленным на КПП, а также знание правил внутреннего распорядка фирмы. Сотрудники ЧОП, обязаны знать, какие документы необходимы для перемещения материальных ценностей за пределы объекта, и правила досмотра транспорта. В зависимости от особенностей компании, пропускной режим может действовать на всей ее территории или на определенных участках: склады, цеха, административные корпуса и пр.

Для  организации четкой работы пропускной системы, издается приказ, в котором приводится перечень структурных подразделений требующих повышенного уровня контроля. Затем разрабатывается соответствующий режим работы для всех объектов из списка. Он должен неукоснительно выполняться сотрудниками подразделения. В большинстве случаев, предполагается ограниченный допуск работников. Он осуществляется  строго по перечню, завизированному руководством и согласованному с охранной структурой. Посетители могут допускаться на объект в ограниченном количестве, их должен сопровождать сотрудник охраны.

Перечень лиц, обладающих правом допуска в режимное здание или помещение, находится на постах охраны (при необходимости, вывешивается также на соответствующих стендах).

После окончания смены (выполнения работ) помещения осматривают ответственные дежурные и специалистом по пожарной безопасности. Затем режимные объекты закрывают, опечатывают и сдают сотрудникам охраны. При наличии охранных систем, сигнализация включается в присутствии ответственного работника, сдающего помещение. Хранение ключей в период между сменами является обязанность начальника караула.

Вскрытие режимных помещений в начале смены, выполняют  сотрудники, которые имеют на это право, согласно штатному расписанию и включены в соответствующий список. Ключи выдаются лишь тем, кто имеет постоянный пропуск. Составление списка вменяется в обязанность начальнику подразделения, кроме него документ визирует начальник охраны. При составлении документа, обязательно указываются номера печатей для опечатывания, а также номера телефонов ответственных сотрудников.

Если имеет место попытка пройти через КПП без пропуска, с использованием чужого либо просроченного пропуска, а также несанкционированного проноса ценностей, то лица, предпринявшие такую попытку, должны быть задержаны охраной объекта. По данному факту составляется служебная записка соответствующего содержания.

 

Документы, обеспечивающие пропуск на территорию

 

При внедрении на предприятии контрольно-пропускной системы необходимо изначально определить степень ее сложности и разновидность применяемых пропусков. Ранее имели хождение картонные пропуски. Современное оборудование, применяемое на проходных и КПП, предполагает использование пластиковых пропусков с электронными чипами. На данный момент на предприятиях зачастую имеют хождение оба вида документов.

Большие компании и организации вводят одновременно несколько разновидностей пропускных документов. Такой подход позволяет более гибко обеспечивать санкционированный проход штатных сотрудников и визитеров, проезд транспортных средств и провоз ценностей через проходные.

Пропуска могут быть:

• постоянными;
• временными;
• разовыми;
• материальными.

 

Постоянный пропуск выдают сотрудникам, оформленным на постоянную работу. В некоторых случаях, он может выписываться на узкопрофильных специалистов других фирм, которые периодически выполняют регламентные работы на объекте. Такие пропуска могут быть нескольких видов: по количеству объектов, по степени допуска и т. д., что устанавливается инструкциями охранной службы.

Пропускные документы могут находиться на руках у самих работников или храниться на стеллажах, установленных на КПП. Основанием для оформления такого пропуска или удостоверения является приказ о зачислении сотрудника при его поступлении на работу. При длительном отсутствии сотрудника не связанном с увольнением, пропуск передается на хранение в отдел кадров или хранится на КПП либо у начальника караула.

При увольнении работника, пропуск в обязательном порядке изымается сотрудниками охраны, после чего в журнале регистрации делается соответствующая запись. Сам документ либо уничтожается согласно требованиям инструкции, либо данные электронного чипа обнуляются (пластиковая карта).

При хищении или потере любой разновидности пропускных документов работник предприятия обязан немедленно сообщить об этом начальнику караула. В таких случаях безотлагательно принимаются меры, направленные на недопущение использования пропуска посторонними лицами для проникновения на охраняемую территорию. К сотруднику, проявившему халатность при хранении документа, применяются штрафные или дисциплинарные санкции.

Контрольно-пропускная система предполагает использование стандартизированных образцов пропусков. Применяемый на конкретном предприятии пропуск разрабатывается охранной службой и утверждается администрацией. Для более гибкого использования документа могут использоваться различные буквенно-цифровые обозначения. Это дает возможность определять зону действия, степень доступа, время санкционированного нахождения на объекте, наличие ручной клади и т. д. Каждое удостоверение или пропуск в обязательном порядке визируется руководителем и удостоверяется печатью фирмы.

Материалы, из которых изготовлены пропускные документы, подвержены старению и разрушению в процессе эксплуатации. Поэтому предусмотрена их полная замена по истечению 3-5 лет использования. Периодическая перерегистрация удостоверения происходит через каждые 2-3 года. При этом делают соответствующую запись и заверяют ее печатью.

При разработке бланков пропусков допускаются различия по внешнему виду и указанным данным, но все они должны иметь несколько степеней защиты. Для оформления пропускного документа на работника или посетителя подается соответствующее заявление в отдел кадров (на крупных предприятиях бюро пропусков). Разновидность пропуска зависит от конкретной ситуации.

Согласно инструкции, все образцы бланков документов, печатей, знаковых и цифровых обозначений, образцы подписей руководящих сотрудников и ответственных за ТМЦ с правом подписи, должны находиться у начальника охраны.

Для оптимизации работы персонала с пропускными документами и удостоверениями, отдел кадров, ежегодно передает в службу охраны список сотрудников фирмы по состоянию на 1 января. В нем указывается фамилия, имя и отчество, должность и различные данные, связанные с допуском и работой на режимных участках и объектах.

Для допуска на режимную территорию специалистов, не являющихся работниками фирмы (предприятия) и оформления им постоянного пропуска, необходимо их внесение в специальный список. В документе указывается фирма-работодатель, фамилия, имя, отчество и специальность работника, а так же необходимые пометки. Данный список визируется директором фирмы. Для внесения сотрудника другого учреждения в документ необходимо письмо-ходатайство от непосредственного руководства привлекаемого работника. Постоянные пропуска, выписанные на работников других предприятий, должны храниться на КПП (в бюро пропусков) и выдаваться по прибытию привлекаемого специалиста. После выполнения регламентных работ, документ сдается обратно на хранение.

Временные пропуска выдаются на один или на три месяца. Пропуск действительный три месяца имеет фотографию владельца. Он предназначен для сотрудников, прикомандированных из других организаций или отделов фирмы, а так же для временно (сезонно) нанятых работников. Пропуск со сроком действия на один месяц оформляется без фотографии и считается действительным лишь при наличии паспорта. Для временных пропусков возможно продление срока действия до 2-х месяцев.

 

Особенность выдачи разовых пропусков

 

При необходимости пропустить на территорию посетителя, используется разовый пропуск. Он оформляется на одного человека и является одноразовым в применении. Необходимым условием для его выдачи служит наличие у визитера паспорта или иного удостоверяющего документа. На выходе из охраняемой зоны, разовый пропуск в обязательном порядке изымается сотрудником ЧОП на проходной. При этом время пребывания посетителя фиксируется на бланке пропуска и в журнале регистрации посещений. Если визитер не покинул объект вовремя, работники охраны немедленно выясняют причины его задержки.

В тех случаях, когда речь идет о группе лиц, допускается оформление разового документа на имя старшого группы с отметкой количества визитеров.

Руководящие лица других организаций или иностранные делегации могут находиться на охраняемой территории без оформления соответствующих пропусков. Это возможно  с разрешения директора и в сопровождении уполномоченного работника.

Разовый пропуск может являться также пропуском и на транспортное средство, если речь идет о его водителе. На предприятии может функционировать и система действия разовых удостоверений на определенный период времени.

Для повышения надежности работы пропускного режима, целесообразно периодически менять внешний вид бланков разовых пропускных удостоверений. Изъятые на выходе разовые пропуска передаются в бюро пропусков или хранятся у начальника караула.

Для перемещения ТМЦ за пределы охраняемого объекта, предусмотрено использование материальных пропусков. Они заполняются и подписываются сотрудником, который непосредственно отвечает за имущество или материалы. Такой документ имеет срок действия, оговоренный требованиями инструкции о пропускном режиме данного предприятия. При заполнении пропуска указывается количество и наименование ценностей, а также дополнительные данные: вес, упаковка, производитель и т. д.

При отсутствии материального пропуска, вывоз за пределы охраняемой территории ценностей не допускается. После досмотра транспортного средства на КПП, документ на вывоз ТМЦ изымается и сдается начальнику караула либо в бюро пропусков.

Необходимо помнить о том, что материальный пропуск не является документом для пересечения проходной и действует только при наличии у сотрудника личного удостоверения.